告知函是一种正式的书面通知形式，主要用于以下情况：
一、行政告知场景
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行政处罚前告知
在作出行政处罚决定前，行政机关需向当事人告知拟作出处罚的事实、理由及依据，并告知其依法享有的陈述权和申辩权。
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行政许可告知
行政机关在审批行政许可时，需向申请人说明许可条件、程序及法律责任。
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行政强制措施告知
采取查封、扣押等强制措施前，需告知当事人措施依据、期限及救济途径。
二、诉讼前置程序告知
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行政处罚审查起诉告知
检察机关在审查起诉阶段，需告知犯罪嫌疑人有权委托辩护人。
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民事诉讼起诉告知
人民法院受理案件后，需向当事人送达起诉状副本，并告知其答辩权利。
三、其他特殊场景
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合同违约通知 ：商业活动中，一方违约时可通过告知函要求对方履行义务。
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知识产权侵权警告 ：权利人可书面告知侵权人停止侵权行为。
四、告知函的法律效力
告知函本身不直接产生法律约束力，主要起提示、警示作用。若对方在合理期限内未回应，发送方可能采取进一步法律行动，如起诉。但需注意：
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个人告知函 ：通常仅具警示效果，无法直接产生法律后果；
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正式法律文书 ：如行政处罚决定书、起诉状等，具有强制执行力。
建议根据具体场景选择合适文书类型，并确保告知内容符合《行政处罚法》《刑事诉讼法》等法律法规要求。