采购流程通常包含以下结构化步骤，综合不同类型采购的共性环节：
一、前期准备阶段
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需求确认与预算编制
- 由使用部门提交采购申请，明确物料规格、数量、质量标准及交付时间
- 根据单位预算标准和市场调研编制采购预算，确保与部门预算同步申报
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采购方式选择
- 根据项目性质选择招标、竞争性谈判、反向竞价等方式
- 如采用竞价采购，需提前筛选供应商并制定竞价规则
二、供应商选择阶段
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信息发布与供应商筛选
- 发布采购公告或邀请书，明确采购内容、资质要求及报价规则
- 通过行业平台、展会等渠道建立供应商库，评估其生产能力、信誉及历史合作表现
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报价与谈判
- 供应商提交应答文件或实时报价，采购方进行多轮比价、议价
- 涉及复杂项目时，可开展竞争性谈判并允许供应商多次修改方案
三、合同签订与执行
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合同签署
- 明确产品描述、交付条款、付款方式、违约责任等核心内容
- 特殊项目（如长期服务）可设置合同续签条款
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订单跟踪与交付验收
- 实时跟进生产进度，处理交货异常情况
- 到货后联合质检部门核验数量、质量，不合格品按约定退换
四、后续管理阶段
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付款与结算
- 核对发票信息，按合同约定周期完成付款审批
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供应商绩效评估
- 定期考核交货准时率、质量合格率等指标，优化供应商库
关键注意事项
- 规则透明：竞价类采购需提前公布评判标准并保留调整空间
- 风险防控：招标项目中需核查供应商信用记录，排除关联企业投标
- 留痕管理：采购合同、验收单据等文件需系统化归档
不同采购方式（如反向竞价、竞争性谈判）在具体执行细节上存在差异，但核心流程均围绕需求确认、供应商管理、合同履约三大主线展开。